La digitalizzazione dei documenti come misura ecosostenibile

Com’è ben noto, la sostenibilità ambientale è un argomento di grande attualità, investe i cittadini a tutti i livelli e anche le aziende. Ridurre gli sprechi e diminuire l’impatto ambientale di quelle materie non più necessarie sono un cambiamento che può in parte essere supportato dalla dematerializzazione.

Con questo termine si indica il processo di rinnovamento che porta alla digitalizzazione dei documenti cartacei. Questo passaggio al “senza carta” rappresenta una grande sfida per tutte le aziende che guardano con attenzione verso l’ecosostenibilità, d’altra parte però offre anche numerosi vantaggi in termini di spazio, tempo e costi.

I vantaggi della digitalizzazione dei documenti
Fino ad oggi molte realtà si sono trovate a dover conservare un’importante mole di documenti, come ad esempio copie di contratti e ricevute, spesso e volentieri in interi armadi o archivi dedicati. Digitalizzando questa documentazione e gestendola con software appositi invece è possibile acquisire, gestire, convalidare a archiviare migliaia di documenti in modo semplice e rapido, riducendo nel contempo la quantità di errori umani. Questa trasformazione digitale a cui miriamo non è un passaggio momentaneo ma un processo di miglioramento continuo che trasformerà i metodi di lavoro rendendoli più snelli e flessibili.

Riassumendo quindi, la dematerializzazione applicata alle aziende può offrire numerosi vantaggi: un sostanzioso risparmio di tempo, recupero dello spazio occupato fisicamente dai documenti archiviati, ma anche un risparmio significativo sui costi di gestione.

Le aziende che vorranno intraprendere questo percorso si trasformeranno presto in realtà molto più dinamiche ed efficienti che potranno garantire un miglioramento qualitativo, non solo dei servizi offerti, ma anche del benessere del proprio personale. Parte di questo processo di dematerializzazione e conseguenza logica della trasformazione digitale è l’impiego della firma elettronica.

Digitalizzazione dei documenti: la firma elettronica
In questo contesto, Yousign ha sviluppato un’applicazione di firma elettronica legale nata per offrire un servizio conforme a questi standard legali europei. E recentemente, a seguito della collaborazione con eFounders, abbiamo esteso i nostri servizi anche in Italia.

La firma elettronica permette un sostanziale risparmio di tempo e un abbattimento dei costi operativi per la gestione dei documenti. Il tempo risparmiato, precedentemente utilizzato per compiti amministrativi e per la gestione di documenti fisici, può così essere impiegato in maniera più produttiva. Le risorse dedicate a tali flussi documentali possono godere di un notevole alleggerimento del proprio lavoro, tagliando in parte la burocrazia e aumentando la propria efficienza. Questo processo nel complesso contribuisce al miglioramento della soddisfazione professionale.

L’eIDAS, acronimo di Electronic Identification and Trust Services Regulation, conosciuto anche come il regolamento UE 910/2014, è la normativa in vigore dal 1° Luglio 2016 e valida per tutti gli stati membri dell’Europa che stabilisce le regole per l’accettazione delle firme e identità elettroniche. Tale normativa include anche i sigilli digitali per le attività commerciali e va a sostituire la precedente direttiva europea 1999/93.

L’avventura di Yousign è iniziata nel 2013 quando insieme ad Antoine Louiset abbiamo avuto l’idea per semplificare i processi aziendali. Siamo un’azienda giovane, composta da talenti, in rapida crescita, con una forte caratterizzazione europea e guidata da una forte passione, tanto che da allora possiamo annoverare 1500 clienti.

La nostra soluzione è molto semplice da configurare e garantisce all’utente un’esperienza fluida, sicura e basata sulla semplicità di utilizzo. Grazia all’applicazione Yousign è possibile firmare qualsiasi tipo di documento, in formato PDF, .doc, .xls con qualsiasi dispositivo, come smartphone, tablet o pc, dal momento che l’applicazione è compatibile con Windows, Mac, iOS e Android, in qualunque luogo.

La firma elettronica riguarda tutti i settori, ma quelli più dinamici sono di sicuro quello immobiliare, il bancario, l’assicurativo e il legale. Fondamentalmente in questi settori si ha l’esigenza di velocizzare i processi e dematerializzare la documentazione passando dal cartaceo al digitale. Anche le strutture più “burocratiche” come le PA, potranno trarne benefici.

I vantaggi della firma elettronica
La firma elettronica rappresenta un grande vantaggio sia per i professionisti che per gli utenti privati che non hanno più l’obbligo di recarsi fisicamente in un ufficio per sbrigare le pratiche di firma. Snellendo le procedure burocratiche legate alla firma dei documenti, è possibile concentrarsi maggiormente sugli affari per aumentare il proprio business, favorendo la procedura di dematerializzazione per un futuro “paperless”. L’applicazione Yousign è personalizzabile e si adatta agli strumenti di lavoro aziendali potendo interagire con qualsiasi software gestionale. Grazie agli API di Yousign inoltre, tutti i documenti sono disponibili in qualsiasi momento poiché è possibile interfacciarsi con i propri tool aziendali direttamente sulla piattaforma Yousign.

I clienti scelgono Yousign perché si adatta a tutti gli usi, è accessibile online attraverso i propri tool aziendali ed è molto semplice da usare.

Il modello di azienda moderna è ecologico, sostenibile e con un approccio concreto verso la riduzione degli sprechi. L’introduzione della firma digitale in ambito aziendale aiuta sia lavoratori che consumatori a gestire al meglio il proprio tempo, semplificando i processi burocratici e razionalizzando i costi, riducendo l’impatto ambientale.